Kalundborg Kommune er dataansvarlig for behandlingen af personoplysninger i vores folkeskoler.

Kommunen har efter folkeskoleloven pligt til at sikre folkeskoleundervisning af alle børn og unge i kommunen, der er i den skolepligtige alder. For at varetage denne opgave behandler vi personoplysninger om eleven og dennes forældre/værge/samboende.

Afhængig af de konkrete omstændigheder mv. behandler vi også oplysninger med følgende formål:

• Tilmelding mv. i forbindelse med SFO, herunder fx også sommerferiepasning
• Afklaring, indsats mv. i forbindelse med PPR
• Tandpleje
• Skolesundhedspleje
• Skolebuskort
• Specialbefordring
• Sygebefordring
• Hjemmeundervisning
• Sygeundervisning i hjemmet/på hospital
• Særlige hjælpemidler /ombygninger pga. handicap
• Socialpædagogiske fripladser til SFO
• Dispensationsansøgning ved skift af skole
• Modtagerklasser m.m.
• Efterskoleophold
• Skolegang på privatskoler
• Valgfag og fritidsundervisning på Kalundborg Ungdomsskole
• SSP-samarbejde
• Sommerferieaktiviteter
• Refusion fra andre kommuner

Kategorier af personoplysninger

Vi behandler disse kategorier af personoplysninger om eleven:

• Almindelige oplysninger, fx kontaktoplysninger, cpr. nr., familierelationer og pårørende, relationer og samarbejde.
• Følsomme oplysninger, fx i forbindelse med tandplejen og sundhedsplejen, helbredsoplysninger af fysisk og psykisk karakter, motoriske og faglige færdigheder, trosretning.

Her har vi elevens oplysninger fra

Vi henter personoplysninger fra folkeregistret, forældre/værge/samboende, fagligt personale tilknyttet barnets skole, samt barnet selv.

Hvem modtager elevens oplysninger?

Vi videregiver forskellige af elevens / dine oplysninger til:

• Kommunens sundhedspleje og tandpleje.
• Styrelsen for IT og Læring
• Danmarks Statistik
• Samarbejdspartnere i forbindelse med eksterne klassearrangementer eller arrangementer på skolen
• Kalundborg Bibliotekerne
• Undervisningsministeriet
• Diverse oplysninger indgår i overordnet ledelsesinformation og anvendes i anonymiseret form til statistik og forskning 

Elevens informationer gemmes i sikre it-systemer og digitale tjenester hos eksterne leverandører, som Kalundborg Kommune har indgået databehandleraftale med.

Dokumenter der relaterer til skolens notat- og journalpligt gemmes i fem år efter eleven har afsluttet skoleforløb i Kalundborg Kommune. Visse sagsdokumenter gemmes jf. arkivloven.

Elevens elevproduktioner, gemt i elevens mappe på skolens OneDrive, slettes efter 3 måneder.

Indhold på SkoleIntra slettes 31.12.2019.

Aula er skolernes nye kommunikationsplatform, som erstatter SkoleIntra pr. 21.10.2019. I Aula er der ekstra sikkerhed på adgang til personfølsomme dokumenter og beskeder i det der er ekstra sikkerhedslogin med NemID ved adgang til personfølsomme oplysninger.

Aula – sletteregler og adgang til data
For at sikre at Aula systemet efterlever og overholder gældende love om beskyttelse og håndtering af persondata er følgende hovedregler bygget ind:

• Data gemmes 15 måneder efter barn, elev eller forældre har mistet tilknytning til alle institutioner, og derfor ikke længere er bruger af Aula. Herefter slettes data automatisk af Aula systemet. Denne regel betegnes som ”Generel regel”.
• Adgang til Aula og til data i Aula fjernes for brugeren, når en tilknytning mellem brugeren og en institution ikke længere er til stede.
• 15 måneder efter en elev går ud af en institution vil data om eleven, som er relateret til institutionen, blive slettet.

Elevens og forældrenes data bevares i Aula hele elevens skoletid uanset om denne måtte skifte skole igennem skoleårene. Det er først 15 måneder efter at barnet er gået ud af folkeskolen, at data for eleven og forældrene til barnet slettes.

Retsgrundlaget for behandlingen

Vi behandler elevens personoplysninger efter EU persondataforordning 2016/679 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger) og dansk lov på området.

Vores lovhjemmel er artikel 6, stk. 1, litra e i databeskyttelsesforordningen for så vidt angår de opgaver, som kommunen er forpligtet til at varetage ved lov, fx selve folkeskolens undervisning.

For så vidt angår behandling af særlige kategorier af personoplysninger, er vores hjemmel til behandlingen art. 9, stk. 1, litra f i databeskyttelsesforordningen.

For spørgsmål om dine databeskyttelsesrettigheder og begæring om indsigt m.m., kontakt vores Databeskyttelsesrådgiver (DPO)